報告者・司会者へご連絡

自由報告・テーマセッション・シンポジウム＜報告者・司会者むけの説明＞

　このたびは、第31回大会でのご報告、司会のご担当をありがとうございます。現在、Zoomでの開催方法について準備を進めております。現時点での概要をお知らせいたしますので、以下をご高覧ください。変更などがありまたら、後日、バージョンアップ版を再送いたします。またご不明な点などありましたら、ご連絡ください。
　開催にむけてご協力、なにとぞよろしくお願い申し上げます。

第31回大会実行委員会委員長　山下亜紀子
研究活動委員会委員長　嶋﨑尚子

１．Zoomミーティングの設定と開始方法

• セッションごとにミーティングを設定します。URLは事前（9月2日（木）を予定）にお知らせします。
• ミーティングの開始は、大会実行委員会ならびに各セッションの運営担当者が行ないます。各セッションの運営担当者は以下です。
• 報告者・司会者は、セッション開始時刻の15分前にミーティングに参加してください。

２．セッションの進め方

• 司会者２名は、あらかじめ役割分担を決めてください。なお、例年どおり大会終了後にニュースレター「第31回大会報告の概要」にご執筆をお願いする予定です。執筆分担についてもご検討ください。
• 司会者はセッション冒頭で進行ルールを説明いただきます。詳細は、別途お知らせします。

［報告］

• 報告は、ライブで行ってください。報告の方法（報告者が口頭で報告する、事前に収録したコンテンツを流すなど）は、報告者にゆだねます。
• 報告時間20分を厳守してください。ただしテーマセッションをのぞきます。
• 資料等を提示する場合には、報告者がファイルを画面共有してください。
• 報告中は、報告者のビデオと音声のみをオンとします。

［タイムキープ］

• タイムキープは司会者が行なってください。残り時間を口頭で伝えてください。その場合のみミュートを解除してください。

［参加者と配布資料］

• 参加者は、ビデオ・音声ともオフにしています。報告途中でも出入りが許可されています。
• 当日の配布資料は、事前にアップされたファイルを参加者がダウンロードする方式です（配布資料のアップについては３．を参照）。
• 参加者は、報告中に質問事項をチャットに記入します。その際、所属と氏名の記入を求めます。

［質疑応答］

• 司会者は、各報告の終了後に質疑応答を10分間で行ってください。参加者からの質問は、チャットに投稿された内容を優先してください。その後に、「挙手機能」を用いて指名してください。
• 各部会の総括質疑は設けません。
• 複数部会を同時進行していますので、各報告は報告と質疑で30分を厳守してください。

［報告中のトラブル対応］

〇部会ミーティング自体に問題が発生した場合

• 部会ごと別ミーティング（予備用ミーティング）に移動します。参加者への連絡は、参加者全員あてメールを用います。

〇報告者に問題が発生した場合

• 報告者がアクセスできない、音声が途絶えるなどトラブルが発生した場合には、各セッションの運営担当者が対応します。短時間で回復が見込める場合には、中断後に報告を再開してください。ただし、報告時間は延長しないでください。回復が見込めない場合には、報告を終了してください。
• その場合、クラウド上に事前に資料が提出されている場合（9月3日16時までに報告資料がアップロードされている場合）には、「報告」とみなします

３．配布資料のアップ

• 配布資料がある場合、クラウド上に事前にアップロードしてください。アップロードの期間は、8月30日(月)～9月3日(金) 16:00とします。アップロードに必要なURLはメールにてお知らせします。
• 大会参加者側の通信手段等の理由によって参加できない場合、報告の取り扱いは、「報告配布資料の事前提出により「実施した」とみなされます。この点をふまえ、事前の報告資料のアップロードをなるべくお願いいたします。
• 各部会のフォルダを用意しますので、ご自身が報告する部会のフォルダにアップロードしてください。ファイル名は、その部会内の報告順の数字1桁のあとに報告者のフルネームとしてください（連名の場合は第1報告者のみ）。たとえば「3山下亜紀子.pdf」のようなファイル名でお願いします。
• 参加者が使用するデバイスはさまざまですので、汎用性の高いファイル形式での配布を推奨します。
• 9月3日(金) 16:00時点でフォルダ内容を確定し、参加者が事前にダウンロードできるようにします。

４．当日のトラブル対応

• 当日、Zoomにアクセスできないなどのトラブルが生じた場合は、相談受付に連絡してください。　E-mail: jsfs-taikai[at]bunken.co.jp（[at]を @ に変えて下さい）
  Google Form：https://forms.gle/ukEjshpeohDNpzPD7

５．事前の予行演習

　事前の接続ならびに報告方法などの予行演習機会を以下のとおり設定しますので、ご利用ください。URLとパスワードは前日までにお知らせします。所要時間は５分程度です。別セッション時間帯での参加も可能です。事前の連絡は不要です。

６．その他

• 学会大会実行委員会は、報告の録画・撮影・録音は行いません。また参加者による録画・撮影・録音を禁止します。
• 大会参加は、原則として、事前登録者のみとします。